人工智能这份方案要用的数据，先问清是谁保管那份业务原件

方案里写要用一批数据，会上往往只说数据我们那边有。真正能对照的是业务上已经在用的那份原件，不是为了讲解临时整理的样例。开工前要问清原件放在哪、哪一个岗位保管、哪一栏算数。保管人没认、算数的栏没写死，就不要把这一项写成已经覆盖，也不要按这份数据去铺后面的步骤。

原件保管人要写到岗位，能写姓名就写姓名

方案写使用客户数据时，我先不看字段清单，先问原件在谁手里。能对上的原件是档案员保管的客户主数据登记表，不是业务主办为了开会导出的一份样表。登记表上要有保管人栏，写岗位，能写到姓名更好。只写数据组或综合部，第二天往往找不到人。我核对时会请档案员在保管人栏签上岗位，并写明原件放在哪一个柜或哪一个目录。签不上，这项就还是待补。

业务主办说数据在自己电脑里，我仍要求指出哪一份是原件。电脑里的导出表可以有很多份，栏位还会被改过。原件以档案员保管的客户主数据登记表为准，导出表只是副本。方案里写一句：对照时以登记表为准，副本与原件不一致时先改副本，不改对照结论。没有这句，验收时双方会各拿一份导出表，客户编号对得上，状态栏却对不上。

保管人离职或调岗，方案里要写交接写在哪一栏。我要求在登记表封面的保管人栏改成新岗位，旧姓名保留在交接备注里，并写上交接日期。只在群里说一声已经交给新人，纸上的保管人栏仍是旧人，后面抽到这张表就没人认。保管人栏空着或仍是调走的人，不要按这份原件去铺后面的步骤。

哪一栏算数要和原件放在方案同一页

哪一栏算数要写死，并且和原件说明放在方案同一页。客户主数据里，我做过一次核对，一方用状态栏判断客户是否仍在服务，一方用备注栏里的一句暂停。两栏不一致的行并不少。方案里应写：算数的是状态栏，备注栏只作说明，不参与对照。状态栏为空的行，先退回档案员补，不进入后面的使用。这句不写在同一页，附件里的说明没人会在验收时翻到。

同一页上还要写原件编号怎么对。登记表有表号栏，每一行有客户编号栏。方案引用数据时，要能指回表号和客户编号，不能只说客户那一批。我让方案维护人在对照表上留两列：原件表号、客户编号。对不上这两列的数据先剔除。剔除不是删除原件，是这份方案先不用这些行。用了又指不回表号，后面就没法复查是哪一张登记表。

栏位名称在原件和方案里不一致时，以原件印刷的栏名为准，方案里加一行对照，不要直接改口。例如原件印的是服务状态，方案口头叫客户状态。我要求方案写：本方案所称状态栏，即原件的服务状态栏。不写这行，新人会去找一个不存在的栏，对了半天说原件缺列。缺的不是列，是叫法没有对齐到客户主数据登记表上。

作废行和更新节奏不写清，对照会越对越偏

原件里已经错了的行，不能当成标准。登记表上作废标记栏打了勾的，或状态栏写了作废的，对照时跳过。我要求方案写明：作废行不进入对照，也不要拿来当正确示例。没有这句，后面的人会把旧错误当成规则，状态栏越对越偏。作废标记本身由档案员维护，业务主办发现疑似作废却没打标的，退回档案员，不在使用现场直接改原件。

更新节奏要写进方案。客户主数据登记表若每周由档案员集中改一次，方案就不要按每天都有新行来排。我在方案里写：对照所用的原件版本，以档案员在版本日期栏写下的日期为准，两次版本之间不临时插数。业务主办当天新收的客户，先记在待补清单，等档案员写入登记表后再进入对照。把还没进原件的行先用上，等于没有原件。

版本日期栏和保管人栏最好在同一行能看见。我抽查时会看三格：版本日期、保管人、作废标记。三格有一格空着，这一行就先不用。空格退回档案员补，补完再抽。方案里把这三格写成对照前的必看项，放在使用步骤的前面。放在后面，大家会先用数据，事后才发现这行上周就在作废标记栏里被标过。

保管人没签字就不要把这项写成已覆盖

保管人没有在方案封面或对照页签字，这项就写成未覆盖，不要写成已覆盖。签字的内容很具体：我保管客户主数据登记表，算数的是服务状态栏，作废行已在作废标记栏标出。档案员愿意口头答应、不愿落笔，通常是原件还没整理完。这时候铺数据，只会把未整理的行带进后面的步骤。未覆盖可以停留，不可以假装已经能对上客户编号栏。

业务主办催进度时，我仍先看签字栏。催的理由常常是先跑起来再补原件。跑起来用的若不是档案员认的那一栏，跑完的结果没法回写到客户主数据登记表。我的做法是把使用步骤的第一行写成：无保管人签字则停止。停止不是把业务停掉，是这份方案先不使用这批数据，业务仍按原来的登记表由档案员手工办理。

副本、样例、演示用表，都不要填进原件位置。方案表格里原件名称、保管岗位、算数栏、版本日期，四格有一格空，整项保持待补。我在评审时只带这一页进门，不带字段很多的清单。字段清单放后面。先问这一页有没有档案员的岗位。没有，本周不排任何使用这批数据的改动，也不要把客户编号栏接到新的步骤上。

你下次要用这份数据时，先找到保管原件的那个人，对上栏位再往下做。