同一件事有多种语言时，人工智能方案要先定哪一种记录算正式件

同一件事如果同时有几种语言的文本，不先写明哪一种算正式件，核对的人会各拿一种来对。对外引用、归档和复查就会对上不同的句子。方案开工前写死一种语言作为正式件，其余语言只放在对照栏，并注明不能代替正式件。生成时如果换成了另一种语言，那一列不能标成正式。没写这一行，就先不要对外引用。

开工前写死哪一种语言算正式件

同一件事有几种语言的文本时，方案第一页就写明哪一种语言的哪一类记录算正式件。正式件是归档、复查和对外引用时认的那一份。不写这一行，每种语言的保管人都会认为自己手里的是正本。正本有两份，改了一份不会自动改另一份，核对就会各说各的。各说各的那一次，不要取看起来更完整的一份当作已经核对。

选择时看的是哪一种文本已经在业务里被当作凭据，而不是哪一种更好写。已经进入单据、已经由保管人按栏维护的那种，优先写为正式件。若几种都有人用，仍要定一种，其余降为对照。定不下来就标成待定，待定期间不把任何一种的生成结果写进正式单据。待定期间对外需要引用的，先由原岗位用手头凭据手工办理，不从生成列里挑一种语言顶上。

正式件的语言写具体，不要写以实际为准。以实际为准会在每一次引用时重新争论。写上语言名称和载体，例如某种语言的某一类单据。载体若有纸面和屏幕两份，还要写明两份不一致时以哪一份为准。这一句和语言那一句放在一起，避免语言定了、载体又没定。载体没定的，正式件这一格仍算空着，先不要启用引用。

其他语言只放对照栏不能代替正式件

不是正式件的语言，放在对照栏，列名上就带对照两个字，避免和正式列看混。对照栏可以用来帮助阅读，不能直接被引用进正式单据，也不能在抽查时代替正式件。有人习惯看对照栏，方案里仍要求核对岗位打开正式件那一列。只看了对照就写下通过的，这次通过不算数，要退回重看正式件。

对照文本和正式件对不上时，以正式件为准来处理业务，同时把对不上的地方记一笔。不要为了让两边一致，回头改正式件去迁就对照。若发现正式件本身写错了，按改正式件的原有办法去改，改完再决定对照要不要重做。两件事分开记，不在同一步里各改各的。各改各的会让人看不出哪一次改动才是凭据上的那一次。

对照栏的来源要写明是人写的还是生成的。人写的对照也仍然不是正式件。生成的对照更不能因为语言不同就被当成另一份原件。来源空着的对照，抽查时视为来源不清，不参与任何引用。来源不清的行由保管人去补，补不上就保持空着，不从正式件自动复制一段过去充数。复制过去的文字语言可能已经变了，更不能当成对照的原文。

生成时换了语言那一列不能标成正式

生成结果如果使用的不是正式件那一种语言，默认放进生成列，并标明语言。这一列不能因为内容看起来完整就改标成正式件。要变成正式件，必须由有权处理正式件的岗位，用正式件的语言重写或确认，并在正式列留下字。确认的痕迹里写明参照了哪一次生成、哪一种语言。没有这道痕迹，正式列里的字就说不清是凭据还是一段生成。

不允许用生成列覆盖正式列来省掉重写。覆盖之后，正式列的语言和来源都会变，后来的人不知道这格原来是凭据还是一段生成。方案写明正式列只接受规定语言下、由指定岗位写下的内容。其他语言的文字若要附在后面，仍叫对照，不叫正式。叫错名字的列，先改回对照，再决定要不要另走确认。

收到的材料本身就是另一种语言时，先整段放进收到栏，不要直接翻译进正式列。翻译若要进入正式列，按上一句的确认来做。收到栏保留原来的语言和收到日期。没有收到栏、只有翻译的，这一行算缺原件，不能当作已经核对。缺原件的处理是去补收到时的原文，不是把翻译再润色一遍。润色后的文字仍然不是收到的那一份。

引用和归档只认已经写明的那一种

对外引用、装订归档、复查抽查，都只认正式件那一种语言。引用时写上语言和列名。只贴一段文字却不写语言的，接收的人会按自己的习惯去对另一种文本。方案给引用留一个固定的写法：单据号、语言、列名、日期。少一项，这一次引用退回补，不先发出去。先发出去再补语言的，记录上要标成后补，不能算发出当时就已经写明。

归档里如果需要附上对照，附页要和正式件放在一起，并在附页上写对照、不是正式件。附页单独流传时，看到的人仍能从这行字知道它不能当凭据。没有这一行字的附页，不进入归档，先退回补上。补上之前被单独拿走的，在记录里记一笔去向。能追回的追回补字，追不回的保持去向记录，不要事后写成当时就有这行字。

抽查时同时看到两种语言，先核对眼前这份是不是正式件的语言。不是，就换成正式件再抽，不在对照文本上直接下通过。若正式件暂时找不到，结论写正式件未出示，不写对照已看过所以通过。未出示由保管人去取。取到之后按正式件重抽，日期用重抽的日期，不回填到看对照的那一天。回填会把看对照说成看过正式件。

你下次遇到同一件事有几种语言时，先写下哪一种记录算正式件，没写下之前不要把其他语言的文本拿去归档或对外引用。