一套人工智能方案给两个部门共用，谁有权拍板必须先写明白

一套方案同时给两个部门用，会上最容易吵的不是功能，而是改一条规则时到底听谁的。没有写明拍板岗位，两边都会把自己的口径当成已经定稿的口径。核对记录上就会出现同一天、同一张单、两种改法。开工前先把谁能改、谁只能提意见、改完记在哪一栏写在同一页上。

拍板岗位要写成能找到人的那一格

共用方案里，拍板不是两个部门一起点头就算数。方案正文要写明哪一个岗位能改规则，哪一个岗位只能提出要改的理由。岗位要写到能叫到人的那一级，只写部门名称，出事当天还是不知道该把记录送给谁。能写姓名就写姓名，人换了再改这一格，不要把姓名留空却当成已经定了。这一格空着，后面的对照表写得再整齐，也还是两套口径。

拍板的范围也要写清。能改的是分类口径、发送前的那一句，还是整张单的状态，这三件事不要写成同一句。范围写得太大，另一个部门会觉得自己的单据被顺手改掉。范围写得太小，真正要停的那一步又没有人认。把能改的对象写成单据名字和栏位名字，不要写成相关内容这种对着记录找不到的话。

两个部门如果都坚持要有拍板权，就不要并成一个含糊的共同岗位。写成两条：哪一类改动由甲部门的哪一岗签字，哪一类改动由乙部门的哪一岗签字。交叉的那一类单列出来，写明这一类暂时由谁代签，代签到哪一天为止。没有这一行，交叉的单子会在两个本子上各记一笔，事后对不拢。

提意见和改记录要分成两件不同的事

提意见的人可以很多，改记录的人只能按上面那一格来。方案里写一句：意见记在意见栏，是否采用记在拍板栏，两栏不是同一栏。有人在会上说了一句，不能自动变成记录已经被改过。核对的人只看拍板栏有没有字，不看聊天里谁说得更响。说得响却没有单号的话，连意见栏也不进。

意见栏要留下是谁提的、提的是哪一张单、希望改成什么样。不写单号的意见，不进入这一轮修改。这样另一个部门不会把一句笼统的不满，当成已经否定了整份方案。拍板人看到的是一条一条能对上的意见，而不是一段看完无法落笔的话。落不了笔的话退回重写，不在拍板栏里留空等以后想起。

意见没有被采用，也要在同一行写下不采用的原因，用业务自己的话，不要用综合考虑四个字带过。原因可以短，但要让提意见的人下周还能看懂当时为什么没改。没有原因的空栏，过几天会被人重新提出来，核对记录就变成反复抄同一句话。抄来抄去的那一行，日期会断，事后说不清哪一次才算数。

两边口径冲突时记录上只留被采用的那一版

同一天两边给出不同改法，不要两版都标成有效。方案写明：冲突时以拍板栏的那一版为准，另一版改记到保留栏，标明未采用。未采用不是删掉。删掉以后，另一个部门会说自己的话没有被记下，争执会从内容变成有没有人看见。看见了但没采用，和根本没记下，在核对时是两件完全不同的事。

保留栏要写日期和原话的要点，不必把整段会议发言抄进去。要点里要有单据、栏位和想改成的值。没有这三项的要点，以后无法判断当时到底在争什么。抄进去的整段发言如果和单据对不上，反而让核对的人找不到那一行。找不到的行不要留在有效区，挪到保留栏的末尾并写上对不上。

已经发出去的那一批，不要因为后来口径统一了就回头改历史行。历史行保持当时采用的版本，新的口径只对之后的新单。方案里写清这个分界，用一张单的时间来分，不要用会上说过这句话来分。时间对不上的行，单独标成待复查，不要混进已经核对过的那一叠里。待复查的单号要列出来，不要只写一批。

共用期间谁来保管这一页要单独写

拍板页不能一人一份、各改各的。指定一个保管岗位，负责这一页的空白有没有被填上，不负责替两边做决定。保管人发现拍板栏空着，就把这一条退回，不进入当天要发出的那一批。退回的理由就写拍板栏空着，不要另编一套说法。另编说法会让退回的原因对不上，第二天没人知道该补哪一格。

保管人换班时，把未填完的行口头交待不够。交班记录上写：哪几条还空着，空的是拍板栏还是原因栏，下一个人从哪一条接着看。没有交班这一行，第二天的人会把空栏当成已经有人看过，直接放行。放行之后再补字，日期就会晚于发出的时间，核对时这行要标成后补，不能算当时已经拍过板。

两个部门的复核频率如果不一样，写在同一页的角落，例如一边每天看，一边隔几天才看。频率不同不是问题，假装两边都是当天看完才是问题。核对时按写明的频率抽，不要按更勤的那一边去要求另一边补历史。补不出来的历史，标成当时没有这一栏，不要后补一个看起来完整的字。看起来完整的后补字，要和当天写下的字分开存。

你下次两个部门要改同一条规则时，先看拍板栏有没有岗位和日期，空着就先补上，再决定这一条能不能进入当天要发出的那一批。