席位费和用量要分成两列

席位费回答的是谁能登录。用量回答的是这个月实际跑了多少、额度花在哪一类任务上。两列合成一个工具总成本，空着的席位会把用量平均掉，看起来人人都在用，其实有的人三十天没登录，有的账号把额度用在没有写回的长对话上。

登录不是做完

能登录只说明席位还在。做完要看有没有写回共享记录。月报至少三列：席位是否扣费、最近登录日期、本月写回件数。三列里只有第一列有数，就还没开始看使用。

写回件数由原系统统计，不由对话窗口自己统计。窗口统计的是来回次数。来回次数高、写回为零，是花费没有产出，不是活跃健康。

一个人名下多个席位时，按席位行记录，不按人合并。合并之后，一个不用的席位会被另一个常用席位盖住。盖住的那个仍在扣费。

额度要按任务类型拆开

总额度只能看见这个月贵不贵，看不见贵在哪。至少分成：写回了工作记录的、起草但未写回的、与当前工作对不上的。对不上的一类要有人看样本，不能只看金额。

分类可以粗，但不能只有“其他”。其他超过总额的一小半，说明分类没覆盖真实用法，下周要把最大的那一种从其他里拆出来。

公开预测里关于订阅支出有多大比例会被单项任务软件碰到，只能当阅读。你家的两列以自家账单和写回为准。不要把预测百分比写进本月的节省说明。

续约前看连续四周

单周波动大，四周才看得出是假期还是真的空置。连续四周未登录的席位，交给负责人二选一：停，或写明下周要写回的记录类型。不接受“先留着”而不写复核日。

有登录、四周写回为零的席位，同样二选一。这类比完全未登录更容易被说成“在探索”。探索要有停用日。没有停用日的探索，会在续约时被当成仍需要的席位。

用量突然升高的一周，先看是不是某一类未写回的任务。是，就限制这一类，而不是先给所有人加额度。加额度会把未写回的用法一起放大。

两列的主人不要是同一个人的感觉

席位列的主人是管账号开通的人。用量列的主人是能看到任务类型的人。可以是同一位，但周报上仍是两列，各自有空置数和未写回数。合成一句“工具使用正常”，两列的异常都会消失。

财务看到的发票金额要能对上这两列的合计口径。对不上，就在备注里写明差额来自哪一种计费，不要为了轧平去改写回件数。写回件数一改，使用就被发票带着走，失去独立意义。

这不要求公开你家的金额。内部能每周看到两列即可。看不到两列，续约会议只能讨论态度：觉得有用，或觉得贵。态度决定不了停哪一个席位。

续约前夜按这个顺序看

先看连续四周未登录的席位，标成可停。再看有登录但写回为零的席位，标成要主人表态。然后看额度升高的任务类型。顺序反了，讨论会停在最贵的一笔额度上，空置席位继续留到下一份合同。

表态只接受停、或保留并写复核日。不接受“这个人下季度可能用到”。可能用到没有日期。日期写在席位行上，不写在会议的行动项清单里。行动项清单下周会换一批，席位行还在扣费。

看完把可停的行交给管账号的人，约定下一次导出的日期。下一次导出若这些行还在，续约材料里就不能写使用正常。使用正常必须和导出一致。不一致时，以导出为准改材料，不以材料为准改导出。

发票差额不要倒改写回

财务金额和两列对不上时，先在备注写明差额来自哪一种计费方式，例如按席位预收、按额度结算或跨月调整。备注写不清，就去问开票的人，不要为了让合计相等去改写回件数。写回件数一改，使用就跟着发票走，空置和未写回都看不见了。

跨月调整单独占一行，不摊进每个席位。摊进去之后，某一周突然看起来人人都写回了很多，下一周又全部为零。这种波动会被解释成业务忙闲，实际只是发票口径。发票口径留在财务行，席位行只保留登录和写回。

保留的席位也要写复核日

续约时决定保留的席位，每一行都写复核日，包括最近四周有写回的那些。有写回不表示下个季度仍需要同样的名额。复核日到了，再用那四周的登录和写回决定续留。没有复核日的保留，会在下一次合同里被当成永久需求。永久需求一旦写进合同，空置要等到再下一次续约才看得见。

复核日不要全部落在同一天。同一天会让负责人集中用“先都留着”处理。错开到不同的周，每次只看一小批，停或留都有时间写原因。原因写在席位行上，下次复核先读原因，再看这期间有没有新的写回。

你下次续约前，把每个席位的最近登录和连续四周写回件数拉出来，只保留写回过的，空置的停掉或写上复核日。