停用一套人工智能方案的时候，要把记录写明准备留到哪一天

一套方案停用时，如果只是从名单上把名字划掉，记录还在不在、能留到哪一天，都没人答得上来。方案里的停用记录要写明准备留到的那一天、留下的是哪些文件、谁在那之前还能打开。到了那一天由谁归档或清除，写在同一份记录上。日期没填的停用，状态仍算未完成停用，不要先当成已经结束。

停用记录写上准备保留到的那一天

停用一套方案时，记录的第一格就是准备留到哪一天。日期写到某一天，不要写以后再说，也不要写长期留下。没有尽头的说法，文件就会一直占着，谁也不敢清，也不敢用。方案写明这一天是保留的结束，不是停用开始的日子。停用开始另写一格。两格混在一起，读的人会以为到了那天才停用，中间仍可以拿这套去办新单。

日期由谁填写、谁认可，写在方案里。填写的人通常是保管岗位，认可的人是还能对业务负责的那一岗。只有填写没有认可，日期可以随便改。方案规定改日期要另起一行，写明原日期和新日期、为什么改。直接涂改原日期，过后看不出曾经约定过哪一天。没有认可岗位的停用记录，先不要执行清除，只先停止新单进入。

留到的那一天如果落在休息日，方案写明是顺延到下一个工作日，还是提前到前一个工作日。不写的话，当天没人处理，日期就空过了，记录仍写着那一天，实际没有归档也没有继续留。空过的日期要在下一个工作日补记实际处理的日子，原定日期不擦掉。两行都在，才能看出是空过，而不是有人提前清掉。

写明留下哪些文件、到期前谁能打开

停用不是把所有文件一下子收走。方案列出准备留下的文件名称，至少包括方案正文、最近一次核对记录、仍可能被问起的单据索引。没列上的文件，不默认一起留下，也不默认可以立刻清掉，要单写一行处理办法。处理办法空着的文件，先原样放着，直到补上办法。列了名字但打不开的，不能算留下，先找到能打开的那一份再写入记录。

到期之前谁还能打开这些文件，按岗位写，不要写成所有人都能看，也不要写成谁都不能看。所有人都能看，停用就没有边界。谁都不能看，业务上被问起时没有人能回答当时是怎么定的。方案写明可打开的岗位和使用的范围：只可查阅，不可拿这套去办新的单据。查阅也要留一句日期和事由，避免文件被悄悄改掉。

仍在办理中的旧单据怎么走完，和停用日期写在一起。已经进入的单据允许做到哪一步，由方案写明，不要每张单临时商量。临时商量会把停用的方案又叫回来。走完这些单据的记录仍放在留下的文件里。新的单据从停用开始那天起不再进入这套方案。若发现新单还在进入，先停下来，在停用记录里写上发现的日期和单据号。

到了那一天由谁归档或清除要写上

到了保留的那一天，由哪个岗位归档、哪个岗位确认可以清除，方案里事先写好，不要到了当天再找人。事先没写的，当天往往没人动手，日期就过去了。归档和清除是两件不同的事。归档是把约定留下的文件移到只供查阅的地方，清除是把不再留的副本从办单的位置拿走。不要把清除写成连约定留下的正文一起毁掉。

清除之前，执行的人按停用记录里的文件名再核对一遍，多出来的副本记下来再动手。记录上没有、现场还有的文件，先不要随手删，标成记录外，交给认可停用的岗位决定。决定之前保持原样。方案写明这个停顿，避免清除变成一次不管名单的清理。清理之后，被问起某一次核对时，记录还在，文件已经不在。

归档或清除做完，在停用记录上写实际完成的日期和做的人。实际日期晚于原定日期的，两行都保留。没有实际完成这一行，停用就还停在准备留到那一天，不能写成已经做完。做的人要能说出文件现在的位置，或已经清除的范围。说不出的，这一行先不要签。签了却说不出，等于记录和现场再次分开。

从名单上划掉名字不等于停用已做完

从正在使用的名单上把这套方案的名字划掉，只说明新单不应再选它，不说明记录已经留好。方案把划掉名单和写停用记录分成前后两件。可以先划掉，防止新单继续进来，但停用记录没写完之前，状态是停止进入，不是停用完成。只有日期、文件、打开岗位、到期处理都写了，才算停用记录齐全。缺一格，就不要在总表上写已停用。

名字划掉之后，仍要能从停用记录找到这套方案，不要划掉就算从总表消失。消失之后，有人拿着旧单据会找不到当时的做法。方案要求总表保留一行，指向停用记录的位置，直到保留到期并做完归档。到期之后，总表可以改成已归档，但仍留下位置，不把这一行删到没有。没有位置的旧方案，等于没有停用，只是被人忘记。

若停用之后又要重新启用，不把旧的停用记录擦掉。另写启用的日期、为什么启用、启用时打开的是哪一版文件。停用记录里的保留日期如果还没到，写明是提前启用，还是另起一套。另起一套就要有新的方案正文，不要在停用的正文上直接接着改却不标明。不标明的话，停用期间的文件和启用之后的文件会混成一版。

你下次停用一套方案时，先把准备留到哪一天写进记录，日期空着就先不要从名单上划掉。