会议纪要这份方案要留下是谁说的原话，空着的栏位就写待补

记录员整理会议纪要时，若只留下结论、不留下是谁说的原话，会后就没法核对。发言人栏和原话栏要成对出现。听不清、录音里没有的，原话栏写待补，不要由记录员补成一句完整的话。待办单只能从已经写明发言人的那一条往下派，空栏不能派活。主持人也不能代签发言人。

每一条原话都要挂上发言人

记录员在纪要里按条写，不按会议认为来写。每一条有发言人、原话、说到这件事的时间点。发言人用签到表或点名册上的姓名，不用某领导、有人提出这种写法。签到表上没有的人，发言人栏先空着，不借主持人的名字。主持人自己说的话，发言人就写主持人，不要把他的话和别人的话并成一条，事后就分不出是谁的要求。

原话尽量留短句，留当事人用过的词。例如来料先隔离，等检验单出来再放行。不要改成会议决定加强来料控制。改写之后，质检和仓库会吵这句到底要不要先停放行。纪要是留下谁说了什么，不是替大家写一篇通顺的稿。若要有动作，放在待办里，并写明是根据哪一条原话派出来的。对不上原话的动作，先不要派。

同一件事两个人说法不同，就写两条，各挂各的发言人。不要由记录员合成一句两边都能接受的话。合成的话在会上没人说过，会后也没人认。方案写明：纪要允许并列不同说法，不允许记录员自行收成一种说法。若主持人当场说了以哪一种为准，那是主持人自己的一条原话，另行记下，不覆盖前面两个人的原话。

听不清就在原话栏写待补

录音听不清、记录员没跟上、或发言人离得远，原话栏写待补，不写大概是这个意思。待补旁边可以写录音的时间点，方便会后回听。时间点也听不到，时间点同样写待补。栏位空着不写，和写上待补，不是一回事。空着会被下一个人当成忘了，用自己的记忆补一句。待补表示这里已知缺了，不许用记忆填平。

发言人能对上、原话不能对上，就只让原话待补，发言人保留。发言人对不上、只听到一句，两个栏都写待补，不要只留一句没有人的话。没有人的话，会后容易被安到在场职务最高的人身上。方案禁止这种安法。核对人后来补的时候，必须同时补上人，或继续保持待补。只补半句、仍然没有人的，核对不算完成。

记录员不要为了纪要看起来完整，把待补改成一句正确的空话，例如已充分沟通。充分沟通对不上任何单据，仓库和质检都无法执行。会上若这一段确实没有形成听得清的原话，这一条可以不进正文，而在纪要末尾记该时段原话待补。末尾这一笔也要有记录员的名字和时间，免得整段空白没有人负责，第二天就被人填上。

待办不能从空着的原话里推

待办单的列是事项、责任人、对应的纪要条目、完成时要交出的单据。事项必须指回一条已经写明发言人的原话。原话是待补的条目，不能派生待办。否则责任人会问这句话是谁要求的，记录员答不上，活就变成记录员自己派的。方案写明：没有发言人的条目，待办区留空。留空好过派错人。

责任人要是在场能对上签到表的岗位，不要写相关部门。相关部门到了复查那天无法找到人。完成时交出的东西要写成具体单据，例如补一张检验单，或改采购申请上的验收栏。只写跟进一下，跟进完了没有栏位可对。主持人可以指定责任人，但指定本身要先成为主持人的一条原话，再写到待办上。

会后有人说当时还交代了另一件事，纪要里却没有原话。核对人把它写成待补条目，不直接写成新的待办。等发言人自己补上原话并签名，再决定派不派。没有签名的补记，不进入待办。这样纪要不会在散会之后越写越长，而现场真正说过的话却没有着落。补记签名的日期写在该条旁边，不改记录员原来的记录时间。

核对人只补对得上记录的内容

核对人一般不是记录员本人，例如主持人指定的会务，或该议题的经办。核对时只做两件事：把待补对上录音，或对上发言人的书面补记，并在核对人栏签名。对不上的继续待补。核对人不能按自己的理解改原话用词。用词要改，由发言人改，并在该条上签名。核对人签的是我核对过，不是这句话是我说的。

有录音的会议，核对人在纪要上写录音所在的位置，不把录音另写成第二份纪要。位置写第几段、大约哪一处即可，写不清就待补。没有录音的会议，事先在纪要抬头注明无录音，核对只认发言人的书面补记。不要会后假装有录音。假装有，复查时一句都对不上，待补会被人误当成已经听过。

纪要发出前，主持人看的是还有哪些条待补、待办是否都指回了有发言人的条目。待补可以发出，但抬头要写明仍有待补。不能把待补清空成空白再发。空白会让没参会的人以为每条都是原话。发出之后再补，补的人、补的日期写在该条旁边，不覆盖记录员最初写下的待补二字。覆盖了，就看不出这一条曾经缺过。

你下次整理纪要时，先看每一条原话有没有发言人，没有就写待补，不要补成一句圆滑的话。