做知识库这一份方案的时候，先把文件来源和保管人写成一行

知识库最容易收进一份来路不清的文件。入库之前先在登记表上用一行写出来源文件、保管人、以及对照时看的那一页或那一栏。写不出这一行，文件先不要入库。已经入库但这一行是空的，引用出去时就没法指回原件，后面的人只能对着条目本身猜。

每份文件用一行写清来源和保管人

做知识库方案时，我先不看检索好不好用，先看入库登记表有没有来源行。每一份要入库的文件，在登记表上只占一行，行里写清文件名称、来源位置、保管人岗位、对照时看的页或栏。这四格写在同一行，不要拆进四张没人一起看的表。我核对过只写了文件名的登记，入库之后没人说得出这份东西是谁的、从哪来的，条目只能靠猜。

来源位置要写成保管人自己能找回去的说法。例如档案柜编号加目录名，或登记表里的表号加那一栏的名字。写成在共享目录里不够，第二天换一个人就找不到。我要求保管人在来源位置栏确认，确认人栏写下岗位。确认人不是资料员自己代填。资料员负责登记这一行，保管人负责承认原件在自己手里。

一行写不下两个来源。文件如果由两处拼成，就拆成两行，各自有保管人，知识条目里分别引用，不要并成一个说不清的来源。我退过一份综合整理稿，整理人写自己，原件保管人空着。这种稿先不入库。整理稿要入库，也得在来源行写明整理所依据的原件行号。没有原件行号，整理稿只是另一份来路不清的文件。

来源行对不上原件就先不要入库

入库前我按来源行去对原件。保管人拿出登记表写的那一份，核对文件名称、页码或栏位是否还在。对不上，例如页已经撤掉、栏名已改，这一行标成待补，文件不进知识库。资料员不要用先收进来再补来源的方式入库。先收进来，条目会被引用，补来源时已经说不清引用的是哪一版原件。

原件上有作废标记的，来源行的状态栏写成不作入库。已经入库的，状态改为停用。不停用的话，引用时仍会把作废内容送出去。我要求停用时写明依据是原件的哪一栏，由保管人确认。资料员不能只凭印象停用，也不能在保管人没确认时继续留在可用状态。可用和停用都要能从这一行看出来。

版本以保管人在来源行写下的版本日期为准。知识条目不单独创造一个更新的日子。原件改了，先改来源行的版本日期和页栏，再改条目里引用的那一格。我见过条目已经改写、来源行还是旧页，复核时两边对不上。规则写成：条目与来源行不一致时，先用来源行，条目退回资料员。这样原件仍然是唯一口径。

保管人变更时改这一行并留下旧行

保管人调岗，不要在原行上把姓名涂掉。原行状态改为移交，新保管人另起一行，写明接的是哪一个旧行号，并在交接日期栏签字。旧行保留，是为了过去的引用还能指回当时的保管人。我要求知识条目在交接之后改指向新行号，旧引用保留旧行号。涂掉旧行，历史办理就无法复查是谁提供的原件。

资料员发现保管人栏是空的，或仍写着已调走的岗位且没有新行，这一行状态改为待交接，条目先从可用里拿下。待交接期间不要继续被引用。我在方案里写：保管人栏无人认领的行，不得作为回复或办理的依据。业务若急需，由接任岗位先补一行再引用。急也不能跳过这一行，跳过之后留下的仍是来路不清的内容。

交接时对不上原件的，新保管人不要硬签。签了就是承认自己保管这一份。对不上就维持待交接，由上一岗位或班长找出原件再签。我把找不到原件则不入库、已入库的改为停用写在登记表的说明里。找不到还留在可用状态，引用的人会以为原件还在档案员或保管人手里。

引用时要能指回来源行的哪一格

别人引用知识条目时，要能指回来源行的行号、保管人栏和页栏或栏位栏。回复记录或办理记录上加一格：依据来源行号。填不出行号，就不要把知识库的句子抄进办理意见。我抽查时只抽有办理意见的单，看这一格是否填了、行号是否仍为可用。行号已停用还在被引用，退回办理人改依据，不要继续沿用那一条。

来源行号要在条目页面上看得见，不要只存在入库时的底表里。使用的人不会去翻底表。我要求条目页固定显示四格：来源行号、保管人、版本日期、页或栏。四格有一格空，条目状态不能是可用。资料员发布前自己按这四格检查，检查过的在发布人栏签字。空格发布出去，就和没写来源行一样。

方案验收时，我不当场搜几个词看像不像，而是抽三行登记：一行可用、一行停用、一行待交接。可用的要能找到保管人和原件，停用的要能看到作废依据，待交接的要保证引用不到。三行有一行做不到，知识库这项保持未验收。检索再快，来源行是空的，也不能当成已经能用。抽的时候用登记表上的行，不用讲解人准备好的示例条目。

你下次收文件进知识库时，先把来源和保管人写成一行，写不出就先不要入库。