图片或表格一旦进了识别,就容易被后面的人当成已经读对。栏位错位、合计行被拆成明细、印章盖住数字,都算认错。方案里若不写退回,错件会接着往下走,接手的人只看见一条新记录,对不上原来的那一张。退回要写明退给谁、带着哪张原图、哪一栏不准,改完之后从哪一格重新进入。

认错先留下能指回原图的一条记录

识别结果刚出来时,先别把它写成已经入库。方案同一页留一格,记下原件编号、识别时间和对不上的栏位名。原因用业务话说清楚,例如合计行被拆进明细,或印章压住了数字那一格。原因空着,退回的人不知道改哪里,只会把整张图再送一遍。编号要让保管人能取出原件,不能只写当天的流水号。流水号重复时,要加上批次或页码,避免两张图共用一行。

一条认错记录只对应一张图或一张表,不要收成一句今天有几张不行。收成一句之后,复查的人指不回原件,退回就没有着落。编号、页码、栏位名写在同一行,让接手的人不用再问是哪一页。一张图里有多页时,写明页码,改的人就不会打开旁边那一页。页码对不上,这一张先停在认错,不要猜着往下做,也不要让下一个人自己挑一页。

认错记录由谁保管,方案里写岗位,不要写系统会自动留痕就算写过了。自动留着但没人看,过两天就被新结果盖住。保管岗位负责在退回完成之前,这行不被改掉、不被覆盖。真要改,要看得出是谁改的、改前那一栏写的是什么。看不出改前内容的记录,不能拿来证明这张图已经处理过。

退回要停在指定岗位,不能把记录删掉

退回不是从列表里把这条结果删掉。删掉以后原图还在,错误结果却没了,下一个人会以为这张图还没做过,再送一次识别。方案写明:退回之后这条结果改为停用,原件编号仍可查到。停用和删除分成两个词,评审时不要混着说。混着说的方案,现场会有人真把记录清掉,事后对不上原图。

接收退回的岗位要写具体,例如图像交给录入岗改,表格交给复核岗改。只写相关部门,单据会停在中间,谁都觉得不该自己收。岗位旁边能写到姓名更好,至少要有人在方案上认领。没人认领的退回格,这一步保持未闭合,不要先开下一步。认领的人请假时,方案里写替代岗位,避免退回单在那几天没人接。

退回时要带上原图或原表的存放位置,不能只丢一句认错了。位置写到保管人打得开的那一层,例如哪一个档案夹、哪一天的批次。打不开的位置等于没写。接收人核对的是原件,不是别人转述的印象。转述容易把栏位名说岔,退回就退到了别的问题上,改完仍对不上。

退回单上写清哪一栏不准、由谁来改

退回单至少留三格:原件编号、不准的栏位、改完后由谁签字。签字的是业务岗位,不是路过看见的人。签字带上岗位和日期,日期写到某一天。没有日期的修改,过几天就说不清是退回前还是退回后。方案里把这三格做成空表,跟正文放在一起,不要只在段落里形容一遍。空表没人填,就还不能算退回已经发生。

不准的栏位要写栏位名,不要只写有问题。栏位名和原表上印的字一致,口头简称往往对不上列。两列看起来相近时,把位置也写上,例如左侧第二列。位置写错,改的人会改到旁边那一列,旧错还在。改完后旧值留在退回单上,新值写在旁边,不要用新值盖掉旧值。盖掉之后就无法说明当时认错认在哪里。

改的人和看改得对不对的人,要分成两个岗位写。同一个人既改又看,错栏容易被原样放过去。看的人只看退回单上点名的那一栏,不必把整张表重做,但点名的栏要逐格看。看完写上已看和日期。没有这行,方案会把还没看的修改当成已经改对。两个岗位临时是同一人时,这一张先停着,等另一个人来看。

改完从哪一格重新进入,要在方案里写死

改完以后从哪一格重新进入,方案里写成一句固定的话。例如复核岗在退回单上签完,从待入库这一格进入,不再从识别的起点把整张重跑。整张重跑会把已经看过的栏再改一遍,带进新的偏差。有的错必须整张重做,也要写明是哪一类错,不能所有退回都整张重来。类别没写清的,先停在退回,不要自行选择重跑。

旧的识别结果在重新进入时怎么处理,要写在同一段。常见写法是旧结果标成已退回,新结果另起一行,两行用同一个原件编号串起来。不要在旧行上改到看不出曾经错过。看不出曾经错过,同样的问题过一阵还会出现,却没人知道这是重复的。串起来的两行都要能打开原图。打不开原图的新行,先不要进入待入库。

重新进入的条件写在方案正文,不留在口头交代里。条件包括退回单三格已经填写、改的人和看的人不是同一岗位上的同一个人、原图当时仍能打开。三条里有一条没达到,就停在退回,不进入下一步。评审时拿一张真实的错图按这三条走一遍。走不通的那一条,先改方案上的文字,再允许这张图继续往下。

认错之后的空档 口头上常说的 方案里要写下的
原图对不上 再识别一次就行 退回时带原件编号和不准的栏位
退给谁不清楚 让后面的人看着办 写明接收岗位和看改的另一岗
改完如何重进 改好了整张再送 写明从哪一格进入,旧结果标成已退回

你下次看这份方案时,先核对认错之后退给谁、原图编号写在哪一格,空着就先补上,再让这张图继续往下走。

常见问题 FAQ

图片或表格认错之后,为什么不能直接删掉那条结果?

删掉以后原图还在,错误结果却没了,下一个人会以为这张图还没做过。应改为停用,并保留原件编号。

退回单上至少要留下哪几格?

至少有原件编号、不准的栏位、改完后由谁签字。签字要带岗位和日期,没有日期就说不清是退回前还是退回后。

不准的地方只写有问题,可以吗?

不可以。要写和原表一致的栏位名,相近的列还要写上位置,避免改的人改到旁边那一列。

改的人能不能自己再看一遍就算核对过?

不能。改和看要分成两个岗位。临时是同一人时,这一张先停着,等另一个人来看。

改完以后是不是都要从识别起点重跑整张?

不是。方案里要写明从哪一格重新进入。必须整张重做的,只限于事先写明的那一类错。