做完一件事，不是再开一个对话窗

人工智能用得多，有时只是对话窗口多。窗口里的来回可以很长，事情仍停在窗口里。做完的标志不是又开了一个窗，而是结果落在原来那件工作的记录上，并且这件工作可以被关掉。

先写出这件工作原来在哪

开始对话之前，写上一句：这件工作的记录在哪个系统、编号是什么。没有编号的对话，结束时不知道写回到哪。写不回，对话就变成第二份账。

编号可以是工单、稿件、订单或一次核对的批次。用“今天的问题”当编号，明天就对不上。对不上的对话，下周会被另一个人再问一遍。

一件工作一个主要窗口。中途开新窗时，把原编号抄进去。不抄，新窗里的结论会和旧窗冲突，没人知道哪一版算做完。

做完要有一个可关闭的状态

写回之后，原记录上的状态要能变成已处理、已撤回或仍待人工。三种都是结束对话的理由。没有状态变化，对话只是附在工作旁边的噪音。

待人工也是一种完成，只要写明等的是谁、等到哪一天。没有人、没有日期的待人工，会永远开着。永远开着的窗口会计入使用，不会计入做完。

关闭对话不等于删除过程。过程可以归档。归档的是草稿，留下的是写回的那一版。只留草稿、不留写回，下一个人只能从草稿里猜结论。

次数旁边放写回件数

周报若只报对话次数，次数上升可以被讲成采用良好。旁边加上写回件数和仍未关闭的窗口数，才能看见是做完变多了，还是窗口变多了。

未关闭超过一周的窗口，点名到工作编号，不点名到工具。工具没有欠你一个关闭。欠关闭的是那件没有写回的工作。

同一编号出现多次长对话，先看是不是材料不全。材料不全时，再开窗口不会做完。先把缺的材料补进原记录，再决定要不要继续问。

不要用新窗口掩盖没有入口

有的工作在共享系统里没有写回入口，于是人们用对话代替入口。对话暂时能起草，但不能代替入口。连续四周同一类工作只存在于窗口，就该给原系统加一个入口，而不是再培训大家如何把窗开得更整齐。

入口可以很窄：一个附件栏、一个确认按钮、一个必填的结论句。窄入口够用。宽入口若没人维护，仍会回到窗口里。

判断这周是否做完，只问三句：编号在不在，状态变了没有，另一位同事打不打得开写回的那一版。三句有一句否，就还是另一个打开的窗。

一件工作从开窗到关闭

开始时在窗口第一行写下工作编号和原记录位置。没有这两项，就先不要问问题。问题可以等编号补上再问。先问再补，结束时往往会忘记写回，因为窗口里已经有一段看起来完整的答案。

中间若要开新窗，把编号抄进去，并在旧窗留下一句“续在哪”。没有这句，两个窗口会各自形成一版结论。关闭时只承认已经写回原记录的那一版，另一版归档并标明不作数。

关闭前让另一位同事打开写回的版本，问他能否看出状态已变。看不出，就还没关闭，即使窗口已经被关掉。窗口关闭只是界面动作。工作关闭是原记录上的状态变化。

未关闭超过一周就点名编号

每周固定看一次超过七天仍未关闭的窗口，只列出工作编号、原记录位置、缺少的是状态还是写回。不列出对话轮次。轮次多会让人觉得事情很复杂，从而继续开窗。缺的如果只是没有把结论写回，处理就是写回，不是再讨论一轮。

同一个编号连续两周出现，就升级到原记录的负责人，而不是升级到工具的管理员。管理员能关窗口，不能代替工作上的状态变化。负责人要在原记录上选择已处理、已撤回或写明待人工的人和日期。三选一之后，窗口才能归档。归档时注明不作数的草稿有几份，避免下一班的人从草稿里捡回旧结论。

归档草稿时标明不作数

窗口归档时写明不作数的草稿有几份、结论以哪一次写回为准。不写明，下一班的人会打开最长的那一份草稿，把它当成最新结论。最长的草稿往往是中途探索，和写回的版本不一致。不一致的结论若被执行，原记录上的状态会被再次改掉，关闭就白做了。

写回版本的位置用原系统的编号表示，不用“在某个窗口里”。窗口会关。编号还在。另一位同事只凭编号就能打开，这项关闭才成立。打不开编号，就把这项从已关闭改回未完成，即使窗口界面已经看不到了。

你下次用对话处理一件工作时，先写下原记录的编号，结束时让状态改变，并确认另一位同事打得开写回的那一版。